Pengertian Asas Sentralisasi, Desentralisasi, dan Campuran dalam Manajemen Perkantoran
Pernah nggak sih kamu merasa kesal karena semua urusan di kantor harus melewati satu orang yang sama? Bayangkan saja, mulai dari minta klip kertas sampai urusan laporan keuangan yang rumit, semuanya harus antre di satu meja yang sama.
Sebaliknya, kalau setiap divisi dibebaskan belanja sesuka hati tanpa pengawasan pusat, anggaran kantor berisiko bocor karena tidak ada kontrol yang jelas. Solusinya, kita harus paham bagaimana membagi atau memusatkan beban kerja lewat Asas Manajemen Perkantoran.
Sentralisasi: Semua Urusan Jadi Satu Pintu
Asas pertama yang perlu kita kenali adalah Sentralisasi. Gampangnya, sistem ini memusatkan seluruh kegiatan administrasi pada satu unit khusus saja, biasanya di bagian Tata Usaha Pusat.
Jadi, divisi lain seperti Pemasaran atau Produksi nggak perlu repot-repot mengurus surat-menyurat atau arsip mereka sendiri. Mereka cukup menyerahkannya ke pusat dan fokus pada pekerjaan utamanya saja agar hasil kerja lebih profesional.
Beberapa alasan kuat kenapa sistem satu pintu ini banyak dipilih:
- Jauh Lebih Hemat Alat: Kita nggak perlu membelikan sepuluh mesin printer untuk sepuluh divisi yang berbeda.
- Efisien Secara Biaya: Cukup beli satu mesin besar canggih di pusat untuk dipakai bergantian guna menekan biaya operasional.
- Standarisasi Terjaga: Format surat, jenis font, sampai cara pengarsipan bakal konsisten karena dikerjakan tim yang sama.
- Beban Kerja Adil: Tidak ada lagi staf yang santai-santai sementara tim lain lembur, karena semua diatur dalam satu kolam kerja.
Tapi, sistem ini sering bikin gemes karena alurnya lambat. Kalau ada urusan mendesak, kamu tetap harus antre birokrasi. Belum lagi jika orang pusat kurang paham istilah teknis divisi kamu, risiko salah ketik jadi lebih besar.
Desentralisasi: Serba Cepat dan Mandiri
Kalau Sentralisasi tadi kesannya kaku, maka Desentralisasi adalah kebalikannya. Di sini, setiap divisi dikasih kuasa buat mengurus administrasinya masing-masing tanpa harus tergantung pada pusat.
Kelebihannya jelas terasa di masalah kecepatan. Begitu manajer butuh surat, admin yang duduk di sebelahnya bisa langsung mengetik dan mengirimnya saat itu juga tanpa perlu kirim dokumen ke lantai lain.
Cuma ya itu, kamu harus siap dengan pengeluaran yang lebih boros. Perusahaan harus membeli banyak perangkat komputer dan menggaji lebih banyak staf untuk setiap bagian. Format surat pun berisiko jadi berantakan karena beda selera tiap divisi.
Jalan Tengah: Asas Campuran yang Lebih Pintar
Pasti pusing kan memilih antara hemat tapi lambat, atau cepat tapi boros? Makanya, perusahaan modern lebih memilih Asas Campuran atau Dekonsentrasi sebagai jalan tengah yang paling fleksibel.
Prinsipnya simpel: urusan vital dan kebijakan ditarik ke pusat (Sentralisasi), tapi urusan operasional rutin disebarkan ke divisi (Desentralisasi). Contohnya, belanja laptop dilakukan pusat biar dapat harga grosir, tapi balas email klien dilakukan masing-masing divisi agar cepat.
Bahkan urusan arsip pun dibagi dua. Berkas yang masih sering dipakai atau arsip aktif cukup disimpan di meja masing-masing agar gampang diambil. Namun, kalau sudah jarang disentuh atau jadi arsip inaktif, baru dipindahkan ke gudang pusat perusahaan.
Kesimpulan
Intinya, tidak ada sistem yang benar-benar sempurna untuk semua kantor. Kalau kamu mengelola kantor kecil, pakai sentralisasi saja biar hemat. Tapi kalau kantornya sudah raksasa apalagi cabangnya beda pulau, ya wajib pakai desentralisasi atau campuran supaya kerjaan nggak macet.
Untuk lebih memahami materi, silahkan dapat lihat pada video berikut:
Silahkan mengerjakan soal berikut untuk lebih memahami pemahaman anda pada materi
Refleksi Materi: Asas Manajemen Perkantoran
Jawablah pertanyaan berikut berdasarkan artikel/video di atas.
Skor Kamu:
0 / 100